Przebieg kontroli przeprowadzonej przez Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego (15.10.2004r.)

                                                                           Jastrzębie Zdrój, dnia 17 sierpnia 2004r.

                                                                           Pan

                                                                           mgr Andrzej Koba

                                                                           Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy

                                                                           w Jastrzębiu Zdroju

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta w Jastrzębiu Zdroju przeprowadził kontrolę w Powiatowym Urzędzie Pracy w Jastrzębiu Zdroju przy ul. Pszczyńska 134, w okresie w okresie od 07 czerwca 2004r. do 28 czerwca 2004r.

Przedmiotem kontroli były wynagrodzenia osobowe wraz z pochodnymi za miesiące październik, listopad i grudzień 2002r., październik, listopad i grudzień 2002r. oraz styczeń i luty 2004r.; a także kontrola kasy i jej obrotów w okresie styczeń, luty 2004r.

Czynnościom sprawdzającym kontrolujący poddali wydatki wynagrodzeń za miesiące październik - grudzień oraz nagrodę, z tytułu oszczędności za 2002r., październik - grudzień 2002r. wraz z nagrodą z tytułu oszczędności za styczeń i łuty 2004r.

Stwierdzono, iż podstawa, przyznawania wynagrodzenia zasadniczego był Regulamin Wynagradzania Pracowników Powiatowego Urzędu Pracy w Jastrzębiu Zdroju.

Uchwałą nr XXIX/693/20001r. Rada Miasta z dniem 24.04.2001 r. dokonała zmiany najniższego wynagrodzenia zasadniczego, jednakże nie dokonano zmiany w formie Zarządzenia wprowadzającego przedmiotową zmianę do regulaminu. Kontrolujący stwierdzili jednakże, iż od okresu obowiązywania przedmiotowej uchwały przyznawane wynagrodzenia zostały zmienione i dostosowane do jej zapisów. Ponadto wypłaty premiowania dokonywano zgodnie z zapisami Zał. nr 5 do ww. regulaminu.

Ponadto szczegółowej kontroli ww. wydatków wraz z pochodnymi poddano wypłaty wynagrodzeń pięciu pracowników kontrolowanej jednostki, tj. głównego księgowego, starszej księgowej, kierownika referatu, inspektora, starszego referenta oraz kierownika PUP. Każdorazowo wysokość naliczanego wynagrodzenia był zgodny z zapisami obowiązującej umowy, a także comiesięczną premia regulaminową wypłacano pracownikom zgodnie z ustaleniem jej wysokości przez kierownika PUP dla pracowników, oraz przez Prezydenta Miasta dla kierownika PUP.

Czynności wykazały ponadto, iż zostały wypłacone nagrody z tytułu oszczędności, jednakże stwierdzono, iż -w jednostce nie opracowano zasad przyznawania i wypłacania kwot z jej tytułu pomimo zróżnicowania wysokości wypłat,

Kontrola wynagrodzeń wykazała, iż od wynagrodzeń pracowników objętych kontrolą dokonano prawidłowych naliczeń składek ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego,

Wypłaty wynagrodzeń wszystkich pracowników dokonano w terminie. Jednakże stwierdzono, iż w trzech przypadkach wynagrodzenie wynikające z polecenia przelewu nie odpowiadało zapisom listy płac, tj:

- wynagrodzenie wynikające z. lp. 41/2003 poz. 14 oraz wynagrodzenie z tytułu L4 razem 1024,88 zł. natomiast przelewu dokonano w -wysokości 1.024,86 zł. ( 0,02 zl różnicy);

- wynagrodzenie wynikające z lp. 42/2003r. poz. 3 oraz wynagrodzenia z tytułu L4 razem 1.416,32 zł, natomiast przelewu dokonano w wys. l.416,34 zł (0,02 zł różnicy),

Różnice te wykazano w jednym miesiącu co sprawiło, iż zbilansowały się one w ogólnym rozrachunku wypłaty wynagrodzeń wszystkich pracowników.

- wynagrodzenie wynikające z lp. 47/2003r. póz. 12 oraz wynagrodzenia z lp. 48/2003 razem 962,38 zł., natomiast przelewu dokonano w wysokości 962,23 zł. (0,15 zł różnicy), która wynikła z nieprawidłowego naliczenia składki ubezpieczenia zdrowotnego — l.p. 48/2003, którego wynikiem było pomniejszenie faktycznego wynagrodzenia. Korekty dokonano poprzez skreślenie nieprawidłowych zapisów a wpisaniu poprawnych. Jednakże tego sposobu korekty dokonano po wypłacie wynagrodzenia, co powoduje, że dokumentacja naliczeń wynagrodzenia nie odpowiada dokumentacji wypłaty; powyższe nie miałoby miejsca przy korekcie dokonanej poprzez prawidłowe naliczenie wynagrodzenia za dany miesiąc i dokonanie korekty przy wypłacie w miesiącu następnym.

Dokonując sprawdzenia zgodności kwot pomiędzy deklaracjami rozliczeniowymi ZUS P DRA a poleceniami przelewu dotyczących tych kwot stwierdzono:

- październik i grudzień 2002r. - różnice wynikały z korekt deklaracji rozliczeniowej ZUS za (odpowiednio) sierpień i listopad 2002r. (wynikających z późnego przedstawienia przez pracownika zaświadczenia L4 za dany miesiąc), której korekty faktycznych składek dokonano wraz z poleceniem przelewu dotyczących składek za (odpowiednio) miesiąc październik i grudzień 2002r.

- listopad 2003r. różnica w kwocie 0,15 zł wynikała z błędnie naliczone składki ubezpieczenia zdrowotnego na liście plac. Następnie dokonano korekty poprzez skreślenie błędnego naliczenia i zapisu prawidłowego. Deklarację rozliczeniową za ten miesiąc wypełniono i złożono po dokonaniu korekty, natomiast wypłaty tej składki na rachunek ZUS dokonano przed Korektą.

- luty 2004r. różnica wynikała z korekty (w miesiącu styczniu 2004) nienależnie wypłaconego wynagrodzenia za miesiąc grudzień 2003r. - zgodnie z listą płac za miesiąc styczeń 2004r. Różnica miedzy deklaracją rozliczeniową za miesiąc grudzień 2003r. a jej korektą wynosiła 312,57 zł i wynikała ona z nienależnie wypłaconego wynagrodzenia (kontynuacja zasiłku macierzyńskiego). Zgodnie z korektą listy płac za miesiąc grudzień 2003r. wypłacono wynagrodzenie zasadnicze w wysokości l.009,00 zł. a winno być 571,81 zł co stanowiło różnicę w kwocie 437,19 zł Zgodnie. z tym pomniejszono proporcjonalnie wysokości składek Kontrolujący stwierdzili natomiast, iż  powyższą  korektę błędnie pomniejszono dodatkowo o składki wynikające z przyznanej nagrody w miesiącu grudniu. Główny księgowy z dniem 21.06.2004r. dokonał korekty rozliczenia imiennego raportu pracownika, wraz z zwrotem błędnie pomniejszonych składek ZUS. Powyższa dopłata wraz z odsetkami stanowiła kwotę 89,72 zł.

W ramach czynności przeprowadzono także kontrolę gospodarki kasowej.

Zasady funkcjonowania kasy określone zostały w Instrukcji Kasowej. W dniu 18 czerwca 2004r., w obecności głównego księgowego oraz starszej księgowej dokonano kontroli kasy, W trakcie czynności stwierdzono, zgodny stan kasy.

Stwierdzono także, iż jednostka nie posiada ustalonego pogotowia kasowego.

Wszystkie obroty gotówkowe udokumentowane zostały dowodami kasowymi i zostały one ujęte w raporcie kasowym. Realizacja wypłat gotówki następowała na podstawie dowodów sprawdzonych pod wzgl. merytorycznym i zatwierdzonych przez upoważnione osoby. Raporty zostały sporządzone prawidłowo. Stwierdzono także, iż ewidencja obrotów gotówkowych na koncie 101 „Kasa" była zgodna z zapisami wykazanymi w raportach kasowych

Stwierdzono także, iż w jednostce udzielano pracownikom zaliczek. Zgodnie z Instrukcją kasową zaliczki pobierane przez pracowników rozliczane były do końca miesiąca, w którym zostały pobrane - zgodnie z prowadzoną ewidencją kontową każdego pracownika podejmującego zaliczka.

Dodatkowo czynności kontrolne wykazały również, iż dokumentacja przedstawiona kontrolującym dotycząca realizacji budżetu posiadała ta samą numerację wewnętrzna jak dotycząca Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Tak prowadzona dokumentacja, zamazuje obraz wydatkowanych kwot, nie mogąc ich jednoznacznie określić i nazwać czego dotyczą,

Mając na względzie uniknięcie zaistniałych nieprawidłowości przedkładam do wykonania zalecenia pokontrolne:

1. Zmiany Regulaminów - oprowadzanych nowymi zapisami Uchwał Rady Miasta

- wprowadzać „Zarządzeniem Dyrektora", aby przepisy wewnętrzne jednostki dostosować do zewnętrznych aktów prawnych.

2. Opracować regulamin wypłat nagród z tyt. oszczędności określający zasady przyznawania i wypłacania kwot pieniężnych pracownikom.

3. Korekt -w zapisach księgowych dokonywać zgodnie z art. 25 ustawy z dnia 29.09. 1994r. o rachunkowości (Dz. U. 1994r., Nr 21, póz. 591 zpóźn. zm.).

4. Do zapisów zawartych -w Instrukcji kasowej rozważyć wprowadzenie określającej kwotowo wysokości pogotowia kasowego obowiązującego w jednostce.

5. Przestrzegać prawidłowości naliczania i wypłat wynagrodzeń oraz dokonywania prawidłowych obciążeń z tytułu składek ZUS.

6. Numerację wewnętrzną dowodów księgowych prowadzić odrębnie wg. kryteriów (budżet, ZFŚS, ŚS) umożliwiając prawidłowe sporządzanie obowiązujących rozliczeń finansowych zgodnie z art. 24 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 1994r., Nr 21, póz. 591 zpóźn. zm.).

Jednocześnie wnoszę o przesłanie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego informacji o podjętych działaniach zapobiegających powtórzeniu się w przyszłości stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień.